Habilitar o trabalho assíncrono permite flexibilidade para seus funcionários e nivela o campo de jogo para diversas equipes.
O modelo híbrido é a forma futura de trabalhar para empresas líderes. Virtual-first é uma opção fantástica para garantir paridade e engajamento para equipes distribuídas, mas não é realista para empresas onde algumas funções (trabalho de laboratório, serviços, produção de mídia) requerem espaço físico e colocação. Mas obter o híbrido “certo” exigirá processos de experimentação e repensar.
Três principais conclusões:
Quando é tão importante quanto onde. Habilitar o trabalho assíncrono permite flexibilidade para as pessoas e nivela o campo de jogo para uma equipe diversificada.
Digital é sua nova sede. Manter as equipes engajadas, informadas e motivadas, significa costurar por meio de ferramentas – e limitar sua dependência de reuniões.
Comportamentos executivos fazem ou quebram híbridos. Se você não redefinir como, onde e quando os executivos aparecem para trabalhar, a “falsa flexibilidade” pode ser sua ruína.
Os escritórios são um artefato da era industrial. Até o século 19, as pessoas geralmente eram pagas pelo que produziam. Com a industrialização, não foi mais possível compensar o “trabalho por peça”, os trabalhadores passaram a ser pagos pelas horas trabalhadas.
O escritório surgiu como uma maneira conveniente de controlar essas horas, registrar a frequência e medir a produção. Em seguida, colocamos as pessoas em fileiras e empurramos carrinhos de cartões perfurados pelas fileiras para transformar humanos em dispositivos de entrada. Muitas décadas depois, ainda éramos obrigados a esses mesmos hábitos e processos – 9 a 5 dias, locais centralizados, a sede sendo a sede do poder.
Até agora. A pandemia explodiu a sabedoria convencional sobre a necessidade de escritórios para trabalho das 9 às 5, cinco dias por semana. Em nossa própria pesquisa, quase 90% dos trabalhadores desejam trabalhar totalmente remotos ou ter maior flexibilidade no local de trabalho.
Equipes distribuídas e modelos híbridos são o resultado mais provável. Para os empregadores, eles abrem polos de talentos mais amplos e permitem que equipes mais diversas trabalhem melhor em conjunto. Para os funcionários, especialmente aqueles fora dos centros tradicionais de poder, significa mais oportunidades e o potencial para um campo de atuação mais nivelado.
Existem vantagens de custo óbvias – as empresas não precisam mais gastar muito com imóveis e amenidades, e os funcionários economizam no trajeto e têm opções geográficas mais amplas para o espaço de vida.
Nossa pesquisa mostra que, em média, as pessoas se sentem mais produtivas, desfrutam de um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e estão mais satisfeitas com sua estrutura de trabalho trabalhando remotamente do que no escritório. Estudo após estudo mostrou impactos positivos para a produtividade, bem como benefícios para a sociedade com a redução da fuga de cérebros, redução de emissões e geração de empregos com melhor remuneração para um conjunto mais amplo de comunidades.
As empresas já estavam reduzindo o espaço de escritórios; A metragem quadrada média por trabalhador de escritório caiu quase 50% do final dos anos 1970 à 2020. Colocar mais pessoas em plantas baixas abertas não ajudou.
É hora de reimaginar o papel do escritório no futuro do trabalho.
Nunca houve um momento melhor para mudar
As empresas que adotam horários e locais de trabalho flexíveis atrairão funcionários que têm a capacidade de escolher onde trabalhar. Estudos já mostram que horários flexíveis e benefícios do trabalho em casa superam dramaticamente as aulas de ioga, lanches grátis e academia no local, criando uma maneira muito mais atraente de atrair funcionários em mercados de trabalho competitivos. Se você não se adaptar, e outros se adaptam, você corre o risco de perder talentos.
A força vital de uma empresa agora flui através dos canais digitais. A sede é a sua ferramenta de colaboração. É onde os executivos compartilham atualizações, as pessoas fazem perguntas sobre o vídeo mais recente, os designers compartilham os mock-ups do Figma, os agentes de suporte compartilham os tíquetes do Zendesk para obter ajuda da engenharia e as equipes encontram o canal #watercooler e compartilham a refeição incrível que fizeram no último final de semana.
Os executivos tornaram-se muito mais disponíveis, vulneráveis e reais para suas equipes por meio do trabalho em casa. Por que você voltaria para o último andar e perderia toda a força que ganhou no engajamento?
Por último, e de importância crítica, nossa própria pesquisa mostra que o trabalho mais remoto, inclusive em ambientes híbridos, melhora o pertencimento a um grupo-chave: os funcionários do BIPOC. Considerando que, na próxima década, 72% dos novos funcionários nos EUA serão não brancos, as empresas precisam aproveitar todas as ferramentas possíveis para nivelar o campo de jogo.
É hora de mudar totalmente para a sede digital e repensar onde e como você usa o espaço de trabalho compartilhado como uma ferramenta, não uma muleta.
Ambientes virtuais primeiro vs. híbridos
Embora haja uma ampla gama de maneiras possíveis de pensar sobre como o trabalho e o espaço físico se unem, incluindo 100% em um escritório cinco dias por semana, os dois modelos voltados para o futuro são virtuais e híbridos.
O Virtual-first projeta o engajamento dos funcionários, processos e acesso ao espaço em torno da suposição de que todos os funcionários e atividades serão conduzidos principalmente em ambientes virtuais, modelados após empresas como Automattic e Gitlab, mas recentemente adotados pelo Dropbox, Shopify e outros. Dito isso, “primeiro virtual” não significa “sem acesso ao espaço”, já que muitas dessas empresas estão mantendo algum espaço dedicado ou fornecendo aos funcionários que precisam de espaço fundos para assinaturas de espaço de trabalho compartilhado, e todas ainda pretendem alavancar reuniões físicas em bases episódicas para a coesão social da equipe e reuniões trimestrais e anuais de grupos maiores.
As empresas híbridas reterão mais espaço, mas permitirão mais flexibilidade tanto no local onde as pessoas trabalham quanto na frequência com que aproveitam o espaço compartilhado.
Os modelos híbridos permitem os tipos de flexibilidade desejados pelos funcionários e fornecem benefícios para funcionários mais distribuídos e espaço reduzido, sem mudar para uma área ocupada totalmente variável. Hybrid é mais realista para muitas empresas que têm funções que exigem espaços colocados (laboratórios, serviços, produção de AV). As empresas que procuram modelos híbridos são mais propensas a reduzir o espaço de escritório por funcionário, aproveitar as opções de “hotelaria” já adotadas por muitos (por exemplo, McDonald’s) e reduzir o espaço em locais centrais da sede em favor de espaço mais distribuído ou acesso de coworking.
Muitas empresas estão combinando uma pegada mais dispersa geograficamente – escritórios suburbanos nos EUA são, em média, 58% mais baratos do que distritos comerciais centrais, sem mencionar NYC vs. Atlanta – com menor metragem quadrada por funcionário.
O mercado de subarrendamento nos EUA já é maior do que era na implosão das pontocom, e a JLL estima que atingirá 150 milhões de pés quadrados até o final de 2020 – ou todo o espaço de escritórios de Atlanta.
Mudanças em como, não apenas onde
Ambos os modelos exigem abordar alguns fundamentos de como o trabalho é feito, incluindo mudanças que são do interesse de todos, com base em nossa pesquisa de engajamento geral dos funcionários, produtividade e senso de pertencimento.
Maior flexibilidade quando e onde o trabalho é feito. Habilitar horários flexíveis requer trabalho, mas produz melhorias consideráveis de material em nossa pesquisa.
Habilitando o trabalho assíncrono, reduzindo a dependência de reuniões síncronas das 9 às 5 para realizar o trabalho.
Regras claras para usar e acessar espaços compartilhados, estabelecendo padrões para práticas de reuniões (discagem de laptop, mesmo em um escritório) para locais executivos.
Mudança da sede para ferramentas digitais, comunicações e centros de colaboração que integram comunicação em toda a empresa, colaboração em nível de equipe e integração de plataforma aberta de todas as várias funções das ferramentas.
Algumas empresas, sem dúvida, manterão todos os funcionários em um escritório, cinco dias por semana, das nove às cinco. A combinação de hábitos herdados, crenças e medo da mudança conduzirá a diferentes decisões; os arrendamentos existentes podem retardar a adaptação da empresa de novos modelos.
As empresas com razões culturais e justificativas suficientes para fazê-lo podem durar fornecendo benefícios externos, atraindo aqueles que desejam a formalidade de um escritório ou uma marca forte o suficiente para reter os funcionários. Mas para funcionários que desejam mais flexibilidade – os quase 90% em nosso estudo – os riscos de deserção de funcionários são materiais.
Depende da suíte executiva
Talvez o maior risco do modelo híbrido seja o comportamento executivo. As empresas que criam políticas que parecem híbridas – políticas de trabalho remoto, horários flexíveis – mas permitem que os executivos se centralizem em um prédio, todos os dias, e possuem salas de conferência, correm o risco de transformar trabalhadores remotos em “cidadãos de segunda classe” e serem flexíveis no nome só.
Fazer a coisa certa é importante. E esse exemplo tem que vir de cima.